Análisis DAFO de la Administración Electrónica
El martes que viene participaré en una jornada sobre Administración electrónica organizada por el Gobierno de la Región de Murcia. Me gustaría enlazarla, pero no encuentro ninguna información sobre ella en Internet. Tal vez, Julian Valero nos pueda dar alguna pista.
Entre otras actividades, en la jornada se presentarán las experiencias de algunas Comunidades Autónomas, para reflexionar sobre las buenas prácticas realizadas y sobre las principales dificultades que encuentran las Administraciones para desarrollar los servicios telemáticos.
En este post expongo algunos elementos de un análisis DAFO elaborado en el marco del Plan Estratégico de Administración y Gobierno Electrónicos (PEAGe II) de la Administración vasca. Las debilidades y las fortalezas son específicas de cada institución, pero seguro que en buena medida serán compartidas por bastantes administraciones públicas. Las oportunidades y las amenazas son más genéricas, aunque también los contextos de cada institución pueden tener cierto margen de variabilidad (por ejemplo, la penetración de Internet puede variar algo de unas zonas a otras).
Me gustaría recibir vuestras aportaciones para completar este análisis DAFO de la Administración electrónica.
Debilidades
* Necesidad de una visión compartida.
El desarrollo de la Administración electrónica requiere utilizar servicios comunes y recursos compartidos. Es necesario, por tanto, conseguir la involucración de todos los órganos en un proyecto común, superando las tendencias a priorizar los intereses particulares de cada cual.
* Necesidad de alianzas, tanto internas, como externas.
Es necesario abordar el desarrollo de la Administración electrónica con una perspectiva integral: normativa, organización, recursos humanos, tecnología, etc. Por ello, los órganos responsables de cada una estas funciones deben colaborar en ese proyecto común. Además, se requieren alianzas externas con otras administraciones, para conseguir una Administración interconectada.
* Cultura organizativa.
Las personas que trabajan y hacen funcionar las administraciones en sus diferentes niveles jerárquicos, tanto de responsabilidad política como funcionarial, tienen sus propias inercias y, en general, son poco propensas al cambio. Además, la transición de la Administración tradicional a la electrónica (tramitación telemática, documentos electrónicos firmados electrónicamente, etc.) supone un cambio de chip exigente.
* Pirámide de edad.
En el caso del Gobierno Vasco, la edad media del funcionariado se está elevando y el ritmo de renovación de la plantilla es bajo. Este factor puede suponer una dificultad para el éxito del proceso de cambio necesario para el desarrollo de la Administración electrónica.
Fortalezas
* Estructura organizativa.
Se ha creado una Dirección de Administración Electrónica y Atención a la Ciudadanía que se encarga de gestionar los servicios comunes de la Administración electrónica: presencia en Internet, tramitación telemática y atención multicanal a la ciudadanía. También, en la Sociedad Informática del Gobierno Vasco (EJIE) se ha creado un grupo específico para dar soporte a la infraestructura tecnológica de la Administración electrónica.
* Equipo técnico.
Existe un equipo técnico que lleva tiempo trabajando en el desarrollo de la Administración electrónica y dispone de la experiencia y el conocimiento adecuados para sustentar el éxito del proyecto.
* Normativa necesaria.
En el ámbito de la Administración pública de Euskadi se dispone de la regulación necesaria para el desarrollo de la Administración electrónica: modelo de presencia en Internet, uso de medios telemáticos en los procedimientos administrativos y libros de registro.
* Modelos y metodologías.
Se han elaborado los modelos y metodologías que definen el marco conceptual de la Administración electrónica.
* Infraestructura tecnológica.
Se ha desarrollado y está operativa una potente infraestructura tecnológica capaz de dar el soporte necesario a los diversos servicios de la Administración electrónica.
Amenazas
* Cambios rápidos del entorno.
La sociedad actual y, en particular, el mundo digital están evolucionando a una velocidad demasiado rápida para la capacidad de reacción de las administraciones públicas.
* Modificaciones legislativas.
Los proyectos y desarrollos de las administraciones públicas pueden verse afectados por cambios normativos, toda vez que aun nos encontramos en un estado embrionario de la Administración electrónica.
* Coste elevado de las inversiones.
El desarrollo de la Administración electrónica requiere inversiones elevadas en tecnología, pero también en procesos organizativos y formativos. Esto supone una dificultad grave, sobre todo para algunas entidades locales. Y, especialmente, en la actual situación de crisis económica.
* Ciclo político.
El ciclo político genera discontinuidades en los equipos de gobierno que pueden afectar negativamente a los planes y proyectos para el desarrollo de la Administración electrónica.
* Brecha digital.
La dimensión de la brecha digital aun dificulta el acceso electrónico universal de la ciudadanía a los servicios públicos.
Oportunidades
* Coherencia de diversas iniciativas.
En el ámbito de la Administración pública de Euskadi existen diversas iniciativas que convergen en el impulso de la Administración electrónica (PESI, PEAGe y PIT).
* Necesidad asumida por todos.
Hoy en día, se puede decir que todas las partes que intervienen o son interesadas en el procedimiento administrativo y en la prestación de los servicios públicos son conscientes de la necesidad de desarrollar la Administración electrónica.
* Madurez de las tecnologías.
Las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones están alcanzando un nivel de madurez que permite desarrollar la Administración electrónica con las adecuadas garantías técnicas.
* Penetración y uso de Internet.
Los niveles actuales de penetración y uso de Internet permiten el despliegue de los servicios públicos electrónicos en muchos ámbitos de la actuación administrativa.
* Cambio generacional.
El relevo generacional que ya se está produciendo es un factor determinante para el despliegue de la Administración electrónica.
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Últimos comentarios
Alorza.net Work in Progress, S.L.
Administraciones en red 
No es que llegue muy a tiempo, porque estarás viajando a estas horas; pero el debido «apoyo político» o «implicación de los líderes» debe ser tomado en cuenta a la hora de señalarlo en el DAFO en alguno de sus aspectos.
En el caso de la CAV, parece ser una fortaleza del proyecto, por lo que no se debe dejar pasar la «oportunidad» de señalarlo como muy relevante para un proyecto de este tipo, ya sea por su ausencia, siendo entonces una debilidad, o por su presencia notable, que sería entonces una fortaleza que hay que resaltar. Los que oigan, sabrán donde tienen que ubicar la suya cuando analicen su proyecto desde esta perspectiva.
También señalaría un matiz sobre las oportunidades. Si éstas han de ser encontradas, por definición «teórica», en el entorno externo, la que señalas como Coherencia de diversas iniciativas es entonces una fortaleza, que son internas. Pero de esto, sabes seguro más que yo.
Un abrazo y que te vaya bien mañana.
Pues no creas que tengo mucha información, pero en la web oficial de la CARM está anunciado el evento en una nota de prensa (enlace)
¡Nos saludamos (presencialmente) mañana!
Debilidades. La Gestión del Cambio dentro de las Administraciones es un reto nuevo a implementar, fundamentalmente a nivel de cultura organizativa.
El problema de la fragmentación radica sobre todo en la incapacidad de coordinarse y organizarse en red. La Administración electrónica ofrece buenas oportunidades de compartir recursos e infraestructuras, pero no estamos acostumbrados a trabajar juntos. Desde mi punto de vista, esta es una de las principales asignaturas pendientes de las administraciones públicas para ponerse a la altura que demandan los nuevos tiempos.
Lo de la fragmentación interna lo recojo, de alguna manera, en la necesidad de una visión compartida y de las alianzas internas.
Lo de la capacitación tecnológica lo explica muy bien Alberto en el post del Funkziona web ;-).
Comparto totalmente lo del potencial de las personas. Si se les diera juego a todas las personoas que trabajan en las administraciones públicas se podrían conseguir resultados impresionantes, pero hay mucho tapón, mucha esponja y, de resultas, mucha desmotivación.
Y las relaciones de nuevo, ahí está el quid de la cuestión, en ser capaz de comunicarse, de compartir y de trabajar en red. Y en eso las tecnologías nos brindan oportunidades excelentes. Sólo hace falta saber y querer aprovecharles.
Muchas gracias, Odilas. De Murcia espero, sobre todo, aprender de lo que cuenten los demás, porque lo mío ya me lo sé ;-).
Hola Iñaki, he desempolvado un par de dafos hechos para proyectos concretos.
Así que quizás algunas líneas son demasiado concretas y no fueron nunca en Euskadi. Así que teniendo en cuenta eso:
Debilidades
-La fragmentación de la que habéis hablado también se da dentro de una misma organización. En las que yo he visto, los departamentos suelen trabajar de manera independiente sin visión transversal de los procesos y el servicio.
-Y luego, también como debilidad, una baja capacitación tecnológica del personal (en general)
Fortalezas
-Podría ser una fortaleza las propias personas. El sistema es resistente al cambio, pero creo que cuando a alguien le das la oportunidad y las herramientas para ofrecer servicios de mayor calidad, dignificas su trabajo y en general (en general 😉 la buena acogida sobrepasa las bajas expectativas que tenemos fruto de catalogar colectivos y renunciar a emocionarlos (ya hemos hablamos de esto por aquí, verdad?). Esto podría ser una oportunidad también
Amenazas. Nada que no hayáis dicho ya
Oportunidades
-Mejora de la relación entre administraciones. Ahora inexistente en algunos casos, incluso compartiendo territorio
-Los planes de desarrollo profesional, motivación y reconocimiento del personal de la administración, impulsados en muchas admin., pueden ahora verse contextualizados y reforzados por la LAE.
Que vaya muy bien la presentación
Un abrazo
Entre las debilidades incluiría la fragmentación de la Administración. En todo país, aunque el nuestro sea un caso extremo, la necesidad de descentralización para satisfacer mejor al ciudadano en el mundo físico nos está llevando a la paradoja de dificultades para servirle en el mundo electrónico. La implementación de algunos servicios (e.g. ventanilla única impuesta por la directiva de servicios) se convierte en una locura, que exige un esfuerzo de coordinación excesivo.
He completado la explicación de cada factor, porque la simple enumeración de «etiquetas» daba lugar a diferentes interpretaciones. Espero que ahora quede más claro lo que quiere decir cada cosa y por qué se incluye en un bloque o en otro.
Cuando hablamos de modelos y metodologías no nos referimos a Métrica, sino a los modelos y metodologías para la digitalización de los servicios, accesibles a la distancia de un clic ;-). Hablaré sobre ellas en un próximo post.
Comparto que las redes sociales y las herramientas 2.0 abren un abanico enorme de posibilidades a las administraciones públicas. No perderé la oportunidad de lanzar este mensaje en mi presentación, porque además me sale de las tripas (implicación emocional).
Gracias por vuestros comentarios, y a ver si ahora, con las explicaciones que he añadido, se os enciende alguna bombilla más 😉
Me parece acertado todo lo que has puesto. Ahora bien, igual «cultura organizativa» es un cajón demasiado hondo. Hay mucho que decir sobre eso.
Poco que decir a las variables, salvo que pueden ser válidas para DAFOS aplicados a diferentes entornos organizativos.
Respecto al orden creo que es mejor definir primero las Oportunidades y las Amenazas y luego determinar las Fortalezas y Debilidades en función de su repercusión para aprovechar o desviar las variables del entorno.
Quizás lo que has puesto en amenazas como «cambio rápido del entorno» lo pondría como dos cuestiones diferentes en oportunidades – el entorno está cambiando, todavía por definir claramentente -, y en debilidades – baja velocidad de reacción al cambio por parte de la administración.
En fortalezas añadiría el equipo humano.
Y no veo muy claro que los modelos y metodologías actuales de la administración sean una fortaleza (¿se sigue usando METRICA2?!!), más bien una debilidad manifiesta, que está relacionada con la primera cuestión que he comentado.
No sé si al indicar «Cultura Organizativa» en debilidades estás dando por incluida en ella la «Resistencia al Cambio» que, a mi modo de ver, es uno de los principales frenos de cualquier nuevo proyecto en la Administración (más en la electrónica).
Por otro lado, en fortalezas indicas «Estructura Organizativa», pero también este aspecto tiene algún tinte negativo: la excesiva verticalidad. Muchos de los nuevos proyectos son egendrados por la cúspide de la pirámide organizativa, desoyendo (o mejor dicho, sin dar la oportunidad de escuchar) a la base de la pirámide. En ella se generan, seguro, muchas ideas que nunca florecen. Esto me lleva a una oportunidad: las posibilidades de incrementar la participación de las redes sociales (tanto internas como externas), a través de las herramientas de web 2.0
No sé si ponerlo en debilidades o en amenazas, creo que se tendría que tener en cuenta la dependencias tanto internas, pero sobretodo externas, de los proyectos en administración electrónica.
A menudo estas dependencias son las que provocan retrasos en el proyecto y estan, en el caso de ser externas, totalmente fuera del alcance de quién está desarrollando el proyecto.
Por ejemplo, si se retrasa la implantación del DNI electrónico probablemente muchos proyectos en administración electrónica (por ejemplo los de nivel municipal) se veran afectados, total o parcialmente sin poder realizar ninguna acción para poder minimizar los retrasos.
En «Debilidades» incluiría el exceso de tecnicismo, para que no pase como al alcalde de un conocido pueblo onubense, que recibió este telegrama de la Aemet: «Previsión de movimiento sísmico con epicentro en su localidad. Grado de destrucción severo, Ritcher 7. Tomen medidas. Informen urgentemente». Al mes responde el alcalde: «El movimiento sísmico ha sido neutralizado. El Epicencio y el Severo están en los calabozos, a Richar lo hemos abatido a tiros al huir. No hemos contestado antes porque ha habido un terremoto muy grande que ha destruido medio pueblo»
En la wikipedia le llaman FODA, pero coincido contigo: prefiero el FADO ;-).
¿El orden importa?Igual si lo llamaseis FADO…