Administraciones en red

Estamos acostumbrados a relacionar la Administración electrónica con lo que el ciudadano puede hacer a través de Internet, como consultar información administrativa, tramitar una solicitud o conocer el estado de un expediente.

Pero la Administración electrónica también se puede y se debe extender a los numerosos trámites internos que se realizan cada día en todas las administraciones públicas.

Pues bien, esta semana el Consejo del Gobierno Vasco ha dado el banderazo de salida para el inicio de este proceso en el ámbito de nuestra Administración, aprobando un Acuerdo sobre simplificación y mejora de la tramitación de las disposiciones normativas con rango de decreto.

¿Por qué la tramitación de los decretos? Bueno, por algún sitio había que empezar. Y el procedimiento de tramitación de decretos va a servir de piloto para la extensión de este proceso de simplificación y mejora de la tramitación interna a los numerosos procedimientos que se llevan a cabo cada día en el ámbito interno de la Administración.

No hace falta decir que ordenar la trastienda tiene una repercusión directa en el servicio a la ciudadanía. El proyecto que se inicia con este Acuerdo no busca la mayor gloria de la burocracia interna, sino que persigue mejorar la capacidad de respuesta de la Administración pública a las necesidades ciudadanas, tanto en calidad como en plazo.

Por eso explico en este post el contenido y el alcance de esta iniciativa.

El Gobierno Vasco siempre ha priorizado los servicios externos, dirigidos a la ciudadanía y a las empresas, en su proceso de implantación de la Administración electrónica. Se trataba de empezar por servicios que aportaran un beneficio directo a la ciudadanía.

Sin embargo, no es menos cierto que la tramitación telemática también puede aportar beneficios muy tangibles en los trámites internos que, por cierto, no son pocos. En el ámbito interno se dan, además, algunas condiciones ventajosas. Se trata de un entorno controlado a la hora de instalar todos los dispositivos necesarios para tramitar de forma telemática. Es más fácil efectuar el despliegue de los medios de firma electrónica. Se puede formar al 100% de los usuarios de los servicios telemáticos. Y el soporte técnico ante cualquier incidencia es más asequible.

Por otra parte, un aspecto muy importante de la tramitación telemática interna es su potencia pedagógica. Es una buena forma de que los profesionales públicos se familiaricen con los medios telemáticos, como la firma electrónica o los documentos electrónicos. Así cuando les lleguen los de los ciudadanos sabrán mejor lo que se traen entre manos.

Por eso, desde el comienzo de esta legislatura abordamos el proceso de digitalización interna de los servicios. Y lo estamos haciendo de la misma forma que ejecutamos en su día la digitalización de los servicios externos. Es decir, comenzando por identificar las familias de procedimientos y elaborando el modelo básico de tramitación de cada familia.

A partir de ahí, se trata de que la infraestructura común de tramitación telemática dé respuesta a las necesidades de tramitación de cada familia, de forma que se puedan construir soluciones estándar para dar soporte a los procedimientos internos, en lugar de que cada Departamento genere herramientas particulares para gestionar necesidades comunes.

Cuando apenas habíamos iniciado este proceso, se nos planteó el reto de simplificar la tramitación de los decretos. Lo valoramos como una oportunidad, abordando el trabajo a modo de proyecto piloto de ese proceso más amplio de digitalización interna.

La primera solución que venía a la cabeza de todos era la digitalización del procedimiento y la eliminación de todos los informes que pudieran agilizar la tramitación. Pero ninguno de estos objetivos se podía conseguir a corto plazo. La digitalización necesita desarrollos informáticos que llevan tiempo y la eliminación de los informes requiere modificaciones normativas, que también llevan tiempo.

Por eso, nos planteamos el objetivo inicial de rediseñar el procedimiento con carácter previo a su digitalización y, además, dentro del marco normativo vigente. Y resultó que se podían hacer mejoras significativas de implantación prácticamente inmediata.

Resumiendo bastante, la primera mejora propuesta consiste en habilitar un espacio de trabajo colaborativo en el que cada órgano promotor de un proyecto de decreto publique la información sobre el mismo, de forma que tanto los restantes Departamentos del Gobierno, como los órganos que deben informar en la tramitación del decreto puedan efectuar sus aportaciones durante la propia elaboración del texto articulado, evitando así las discrepancias que surgen habitualmente cuando el proyecto está ya muy avanzado y cualquier cambio supone un serio contratiempo. Es decir, de esta forma la elaboración del proyecto de decreto se inicia con una fase colaborativa, en la que todas las personas que tienen algo que aportar sobre el tema disponen de la oportunidad de hacerlo. Nos encontramos ante lo que podríamos considerar una aplicación práctica del concepto de Administraciones en red.

La segunda mejora significativa consiste en solicitar de forma simultánea  la elaboración de todos los informes preceptivos, salvo los de legalidad y los de control económico, que deben solicitarse al final del procedimiento, en virtud de su regulación específica. Esta fase de tramitación en paralelo se hace coincidir también en el tiempo con las consultas a otras administraciones, la información pública, cuando se requiera, y con las alegaciones de posibles partes interesadas.

De tal manera que el Acuerdo del Consejo de Gobierno, por una parte, ha aprobado el nuevo procedimiento de tramitación de los decretos y, por otra, efectúa dos encargos: la digitalización del procedimiento y la propuesta de modificaciones normativas encaminadas a reordenar o eliminar los informes que no sean imprescindibles o que puedan sustituirse por otras formas más eficientes de intervención.

Así, se consiguen unos resultados a corto plazo, con el rediseño del procedimiento dentro del marco normativo actual, y se disponen las actuaciones precisas para la consecución de otros objetivos a medio plazo.

Además del contenido de este trabajo, me parece interesante reflejar la forma en que se ha llevado a cabo: mediante un grupo técnico en el que han estado representadas todas las partes que intervienen en la tramitación de los proyectos de decretos. Es decir, no se ha encargado el trabajo a un órgano especializado, ni a una consultora externa, ni a un sabio de reconocido prestigio, sino que este modelo de tramitación ha sido elaborado directamente por un grupo de profesionales públicos de carne y hueso que conocen el tema de primera mano, porque la tramitación de decretos forma parte de su trabajo cotidiano. Y este grupo de profesionales públicos ha demostrado su capacidad de trabajo en equipo y de elaborar propuestas excelentes para mejorar el funcionamiento de la Administración pública. Añado aquí que mi experiencia siempre ha sido positiva, cada vez que he conocido procesos colaborativos, en los que los profesionales públicos han tenido la oportunidad de trabajar en equipo sin más límites que la legislación vigente.

El modelo de tramitación aprobado mediante este Acuerdo se va a llevar a la práctica de forma efectiva porque nos vamos a encargar de realizar todas las acciones de comunicación y formación necesarias para ello. Es decir, vamos a ser proactivos para que este Acuerdo no quede en papel mojado.

Y, en paralelo, ya nos hemos puesto a trabajar con los encargos realizados en el Acuerdo, empezando por la digitalización del procedimiento.

Espero poder informar pronto sobre los avances que se vayan produciendo.