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El lado oscuro de la Administración electrónica

13/02/2010

Estamos acostumbrados a relacionar la Administración electrónica con lo que el ciudadano puede hacer a través de Internet, como consultar información administrativa, tramitar una solicitud o conocer el estado de un expediente.

Pero la Administración electrónica también se puede y se debe extender a los numerosos trámites internos que se realizan cada día en todas las administraciones públicas.

Pues bien, esta semana el Consejo del Gobierno Vasco ha dado el banderazo de salida para el inicio de este proceso en el ámbito de nuestra Administración, aprobando un Acuerdo sobre simplificación y mejora de la tramitación de las disposiciones normativas con rango de decreto.

¿Por qué la tramitación de los decretos? Bueno, por algún sitio había que empezar. Y el procedimiento de tramitación de decretos va a servir de piloto para la extensión de este proceso de simplificación y mejora de la tramitación interna a los numerosos procedimientos que se llevan a cabo cada día en el ámbito interno de la Administración.

No hace falta decir que ordenar la trastienda tiene una repercusión directa en el servicio a la ciudadanía. El proyecto que se inicia con este Acuerdo no busca la mayor gloria de la burocracia interna, sino que persigue mejorar la capacidad de respuesta de la Administración pública a las necesidades ciudadanas, tanto en calidad como en plazo.

Por eso explico en este post el contenido y el alcance de esta iniciativa.

El Gobierno Vasco siempre ha priorizado los servicios externos, dirigidos a la ciudadanía y a las empresas, en su proceso de implantación de la Administración electrónica. Se trataba de empezar por servicios que aportaran un beneficio directo a la ciudadanía.

Sin embargo, no es menos cierto que la tramitación telemática también puede aportar beneficios muy tangibles en los trámites internos que, por cierto, no son pocos. En el ámbito interno se dan, además, algunas condiciones ventajosas. Se trata de un entorno controlado a la hora de instalar todos los dispositivos necesarios para tramitar de forma telemática. Es más fácil efectuar el despliegue de los medios de firma electrónica. Se puede formar al 100% de los usuarios de los servicios telemáticos. Y el soporte técnico ante cualquier incidencia es más asequible.

Por otra parte, un aspecto muy importante de la tramitación telemática interna es su potencia pedagógica. Es una buena forma de que los profesionales públicos se familiaricen con los medios telemáticos, como la firma electrónica o los documentos electrónicos. Así cuando les lleguen los de los ciudadanos sabrán mejor lo que se traen entre manos.

Por eso, desde el comienzo de esta legislatura abordamos el proceso de digitalización interna de los servicios. Y lo estamos haciendo de la misma forma que ejecutamos en su día la digitalización de los servicios externos. Es decir, comenzando por identificar las familias de procedimientos y elaborando el modelo básico de tramitación de cada familia.

A partir de ahí, se trata de que la infraestructura común de tramitación telemática dé respuesta a las necesidades de tramitación de cada familia, de forma que se puedan construir soluciones estándar para dar soporte a los procedimientos internos, en lugar de que cada Departamento genere herramientas particulares para gestionar necesidades comunes.

Cuando apenas habíamos iniciado este proceso, se nos planteó el reto de simplificar la tramitación de los decretos. Lo valoramos como una oportunidad, abordando el trabajo a modo de proyecto piloto de ese proceso más amplio de digitalización interna.

La primera solución que venía a la cabeza de todos era la digitalización del procedimiento y la eliminación de todos los informes que pudieran agilizar la tramitación. Pero ninguno de estos objetivos se podía conseguir a corto plazo. La digitalización necesita desarrollos informáticos que llevan tiempo y la eliminación de los informes requiere modificaciones normativas, que también llevan tiempo.

Por eso, nos planteamos el objetivo inicial de rediseñar el procedimiento con carácter previo a su digitalización y, además, dentro del marco normativo vigente. Y resultó que se podían hacer mejoras significativas de implantación prácticamente inmediata.

Resumiendo bastante, la primera mejora propuesta consiste en habilitar un espacio de trabajo colaborativo en el que cada órgano promotor de un proyecto de decreto publique la información sobre el mismo, de forma que tanto los restantes Departamentos del Gobierno, como los órganos que deben informar en la tramitación del decreto puedan efectuar sus aportaciones durante la propia elaboración del texto articulado, evitando así las discrepancias que surgen habitualmente cuando el proyecto está ya muy avanzado y cualquier cambio supone un serio contratiempo. Es decir, de esta forma la elaboración del proyecto de decreto se inicia con una fase colaborativa, en la que todas las personas que tienen algo que aportar sobre el tema disponen de la oportunidad de hacerlo. Nos encontramos ante lo que podríamos considerar una aplicación práctica del concepto de Administraciones en red.

La segunda mejora significativa consiste en solicitar de forma simultánea  la elaboración de todos los informes preceptivos, salvo los de legalidad y los de control económico, que deben solicitarse al final del procedimiento, en virtud de su regulación específica. Esta fase de tramitación en paralelo se hace coincidir también en el tiempo con las consultas a otras administraciones, la información pública, cuando se requiera, y con las alegaciones de posibles partes interesadas.

De tal manera que el Acuerdo del Consejo de Gobierno, por una parte, ha aprobado el nuevo procedimiento de tramitación de los decretos y, por otra, efectúa dos encargos: la digitalización del procedimiento y la propuesta de modificaciones normativas encaminadas a reordenar o eliminar los informes que no sean imprescindibles o que puedan sustituirse por otras formas más eficientes de intervención.

Así, se consiguen unos resultados a corto plazo, con el rediseño del procedimiento dentro del marco normativo actual, y se disponen las actuaciones precisas para la consecución de otros objetivos a medio plazo.

Además del contenido de este trabajo, me parece interesante reflejar la forma en que se ha llevado a cabo: mediante un grupo técnico en el que han estado representadas todas las partes que intervienen en la tramitación de los proyectos de decretos. Es decir, no se ha encargado el trabajo a un órgano especializado, ni a una consultora externa, ni a un sabio de reconocido prestigio, sino que este modelo de tramitación ha sido elaborado directamente por un grupo de profesionales públicos de carne y hueso que conocen el tema de primera mano, porque la tramitación de decretos forma parte de su trabajo cotidiano. Y este grupo de profesionales públicos ha demostrado su capacidad de trabajo en equipo y de elaborar propuestas excelentes para mejorar el funcionamiento de la Administración pública. Añado aquí que mi experiencia siempre ha sido positiva, cada vez que he conocido procesos colaborativos, en los que los profesionales públicos han tenido la oportunidad de trabajar en equipo sin más límites que la legislación vigente.

El modelo de tramitación aprobado mediante este Acuerdo se va a llevar a la práctica de forma efectiva porque nos vamos a encargar de realizar todas las acciones de comunicación y formación necesarias para ello. Es decir, vamos a ser proactivos para que este Acuerdo no quede en papel mojado.

Y, en paralelo, ya nos hemos puesto a trabajar con los encargos realizados en el Acuerdo, empezando por la digitalización del procedimiento.

Espero poder informar pronto sobre los avances que se vayan produciendo.

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  1. 13/02/2010 en 01:55

    Esto es un no parar. Al final vais a conseguir acabar con las fotocopias, el vuelva usted mañana y el por triplicado. ¿De qué nos vamos a quejar a partir de ahora?

  2. 13/02/2010 en 10:52

    Este proyecto es el principio de muchas cosas que van en la buena dirección. El simple hecho de haber puesto en relación a la crème de la burocracia y haber conseguido acuerdos para simplificar es impresionante. Zorionak!

  3. Anónimo
    13/02/2010 en 11:50

    ¿Y por qué no habéis empezado revisando la documentación del proyecto del tramitador del extinto MAP?

  4. 13/02/2010 en 13:41

    Dando un paseo virtual, me he topado con esta página, interesante por la materia que aborda y sobre todo, desde mi punto de vista, por el modo en que lo hace.
    El progreso por el progreso, la máquinita por la maquinita me ha parecido siempre un derroche y más si la factura la pagamos todos. En un escenario como el actual, de recesión, crisis y duda permanente sobre la utilidad del gasto público, cuando casi cada día se demanda la reducción de lo público, es más importante que nunca recordar que lo público es lo de todos.
    Y por ello debemos esforzarnos en encontrar el mejor modo de realizar las funciones que corresponden a la administración, desde dentro, desde la eficacia y la eficiencia, sin olvidar que la burocracia pretende estandarizar y despersonalizar (en el mejor sentido de la palabra) los procesos y no es por definción un mal a erradicar,sino una garantía de igualdad y respeto a la norma.
    Poner en valor los avances tecnológicos para mejorar los servicios públicos, es el mejor camino para recuperar (si alguna vez lo hemos tenido) el orgullo de ser funcionario, de trabajar para todos. Porque la gestión privada no tiene porque ser mejor.

  5. 13/02/2010 en 19:23

    @El Agorante Aberrante: no te preocupes, que esto no se acaba nunca. El espacio público es inmenso y nunca van a faltar motivos para quejarse. Por nuestra parte, nos conformaremos con arreglar algunas de las disfunciones más evidentes como, por ejemplo, las que citas. Gracias por tu apoyo y por seguir ahí.
    @Alorza: gracias, compañero. ¡Qué te voy a decir a ti! Ya sabes que esto no ha hecho más que empezar. Ya digo que ha sido el banderazo de salida. Pero sí, comparto tu opinión de que este proyecto apunta en la buena dirección, aunque soy consciente de que tiene muchas dificultades. Ahí está el reto, precisamente ;-).
    @Anónimo: No sé si te refieres al gestor de expedientes SIGEM. Por lo que sé, se trata de una herramienta pensada para la Administración local. Pero, en todo caso, nosotros empezamos a desarrollar la plataforma de tramitación telemática a comienzos de este siglo, haca ya casi 10 años. A estas alturas lo que nos toca es utilizarla y sacarle el máximo rendimiento. Comparto la idea de reutilizar todo lo que se pueda, empezando por el conocimiento. Una de mis muchas asignaturas pendientes es montar un sistema donde sea fácil compartir y aprovechar lo que otros ya han hecho, en lugar de pasarnos la vida descubriendo una y otra vez el mediterráneo. Pásate por el blog de vez en cuando, porque anunciaremos alguna novedad en ese sentido, aunque todavía no me atrevo a comprometer fechas.
    @Pilar: me alegro que te interesen los temas que abordamos y la forma en que lo hacemos. Estoy contigo en que hay que sacarle chispas al dinero público, empezando por el máximo aprovechamiento de los recursos tecnológicos. Y en ello estamos. El Gobierno Vasco ha invertido bastante en tecnología. Ahora lo que tenemos que hacer es, como dices, poner en valor esos avances tecnológicos. Y eso tiene mucho que ver con la organización y la formación, que no suelen tener tanto coste económico como las “maquinitas” que dices en tu comentario.
    Sobre el orgullo de ser funcionarios, te puedo decir que es uno de mis caballos de batalla. Trabajar para facilitar la vida de los ciudadanos puede ser muy gratificante y es nuestra misión trabajar para que lo sea. Hay que dignificar el servicio público. No es posible transformar la Administración pública sin tener en cuenta a los profesionales públicos. Mi objetivo es conseguir su máxima involucración en el proceso de transformación de la Administración pública, porque, al fin y al cabo, una Administración que funcione mejor es también un entorno de trabajo más satisfactorio para los profesionales públicos.

  6. 14/02/2010 en 10:06

    ¿Habremus doc donde se puedan leer nuevos procedimientos, herramientas, etc.?
    ¿En Irekia?
    (PS: necesitamos forma de suscribirnos a los comentarios de una única entrada 😉

  7. 14/02/2010 en 10:22

    @ismael peña-lópez: todavía no está publicada la información en euskadi.net, pero lo estará en breve. Avisaré en el blog.
    Lo de la suscripción a los comentarios de un post, lo consultaré con los ángeles de la guarda de Nireblog.

  8. 14/02/2010 en 12:08

    No tengo ninguna duda al pensar que acertáis de lleno afrontando la automatización interna con una reflexión crítica sobre el propio proceso de tramitación. Eso que se viene a llamar simplificación desde el sobreentendido de que los actuales procesos son innecesariamente complejos de modo que su mejora inevitablemente implica su simplificación, lo que es rigurosamente cierto.
    Me ha gustado el enfoque colaborativo del proceso. Es innovador y valora en su justa medida a los participantes en el mismo. No tengo la menor duda de que esta manera de proceder redundará muy positivamente en la calidad del resultado.
    Y afrontrarlo con recursos internos tiene la virtud de poner en valor el conocimiento y la experiencia que atesora la propia organización, y además lanza un mensaje de confianza en la propia gente que sin duda incidirá en lograr una implicación mayor en el proceso de mejora y en el resultado del mismo.
    No obstante, para optimizar aun más el proceso de mejora y consiguientemente la calidad de los resultados, suele ser conveniente contar con un punto de vista externo que con conocimiento de la materia y sin estar contaminado por las lógicas y ilógicas que han conducido a la actual complejidad e ineficiencia de los procedimientos, aporte el necesario contraste para evitar enfoques demasiado conservadores y cercanos a los procedimientos tradicionales, mostrando para ello escenarios que permiten dar un salto cualitativo real y que pueden pasar desapercibidos para los que ven las cosas desde dentro de las paredes de la organización.
    En cualquier caso, enhorabuena por vuestra visión y por la iniciativa puesta en marcha.

  9. 14/02/2010 en 13:50

    @José Ignacio Familiar: Has hecho una lectura impecable del proyecto. Efectivamente, se trata de aprovechar el conocimiento interno y de involucrar a los profesionales públicos en la organización y en la mejora de su propio trabajo, porque estoy convencido de que son los que mejor pueden hacerlo.
    Comparto que la colaboración público-privada puede dar excelentes resultados y hay numerosos ejemplos de ello. Pero en este caso, creo sinceramente que podemos hacerlo solos, es decir, con nuestros propios recursos. La persona responsable del proyecto tiene todo el conocimiento y la energía necesaria para llevar el proyecto a buen puerto. Y en el proyecto participan profesionales de varias direcciones del Gobierno, relacionadas con el procedimiento de tramitación de los decretos, que se han tomado la cosa en serio, que ven el interés de este trabajo y que se han comprometido en sacarlo adelante. Estas personas son la mejor (y la única) garantía de éxito del proyecto.
    En las administraciones públicas y, en particular, en el Gobierno Vasco hay grandes profesionales que están deseando asumir retos para mejorar el funcionamiento de la Administración, porque una Administración que presta mejores servicios es también un escenario de trabajo más gratificante desde el punto de vista profesional y personal.
    Tu comentario me sugiere la siguiente reflexión. La colaboración público-privada es muy potente si se hace bien. Es decir, si cada parte hace lo que le toca y ninguna de las partes termina asumiendo las funciones de la otra. Y el mayor riesgo es que el externo termine haciendo lo que debería hacer el interno, porque esa es la mejor garantía de que el proyecto nace herido de muerte. Se pueden sacar adelante los proyectos (no todos, pero sí muchos de ellos) sin colaboración externa, pero la implicación interna es imprescindible. ¿No te parece?
    En este caso, ya te digo, lo vamos a hacer solos. Tengo plena confianza en que la fase de proyecto va a salir bien. La mayor dificultad radica en que, a posteriori, la gestión cotidiana se lleve a cabo según el nuevo modelo de tramitación, porque implica la modificación de hábitos de trabajo muy arraigados. Y para ello, sólo veo una receta: comunicación, formación y buen ejemplo.
    Gracias por tu comentario, José Ignacio. Espero que tengamos ocasión de trabajar juntos en otros proyectos, porque los buenos profesionales externos también sois muy necesarios para las administraciones públicas.

  10. 15/02/2010 en 09:48

    Hola,
    Pionero el proyecto e impresionado por los posibles resultados. ¿Haremos que los funcionarios trabajen todos a una?
    Me apunto a los que desean ver la documentación del proyecto (si se puede, claro).

  11. 15/02/2010 en 13:06

    Desde luego ya es hora que alguien empiece a trabajar internamente la digitalizació de trámites. ¡De esto nunca se habla! Y es como mínimo igual de importante que los servicios externos. Me parece un buen paso empezar por la elaboración de decretos.

  12. 15/02/2010 en 23:33

    Estupenda iniciativa y básico que los trabajadores públicos se familiaricen con los procedimientos telemáticos que luego van a desarrollar e incluso en ocasiones imponer a los ciudadanos.

  13. 16/02/2010 en 15:05

    Qué razón tienes ahora que hemos puesta la fachada hay que centrarse en la casa por dentro.

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