Administraciones en red

En primer lugar, en el curso se ha plasmado la importancia de considerar el archivo de forma integrada con la tramitación de los expedientes, de forma que la función archivística sea tenida en cuenta desde el propio diseño de los procedimientos administrativos, junto con los aspectos jurídicos, tecnológicos y organizativos, en general. Así, es necesario identificar un catálogo único de procedimientos, tanto para la tramitación como para el archivo. En la fase de diseño hay que identificar, también, los documentos necesarios en cada procedimiento y proceder a su normalización, ya que ello facilitará, no sólo la tramitación de los expedientes, sino también la organización del archivo.

Lo anterior es válido tanto para el archivo tradicional como para el electrónico, adquiriendo mayor relevancia, si cabe, en el caso de este último, ya que las posibilidades de integración del archivo electrónico con la tramitación telemática puede dotar de una gran potencia al archivo y mejorar su funcionamiento mediante la implementación de procesos automáticos, facilitando además la asignatura pendiente de garantizar el derecho de acceso a los documentos archivados, según lo previsto en la legislación vigente.

Si como dice Alfons Cornella: “debemos dejar de hablar de «sistemas de información en la organización» para hablar de «la organización como un sistema de información«, será necesario considerar el ciclo completo de este sistema de información, del cual el archivo no sólo forma una parte esencial, sino que, además, los conocimientos propios de la archivística y de la gestión documental tienen mucho que aportar a la mejora de la gestión global del sistema de información, es decir, a la mejora de la propia organización.

Paralelamente, el desarrollo de la tramitación telemática y la desmaterialización de los expedientes administrativos, pasando del formato papel al electrónico, exigen revisar el perfil de los puestos de trabajo que intervienen en la gestión administrativa y, en particular, de los archiveros. Creo que convendría actualizar el contenido de estos puestos y los conocimientos necesarios para su desempeño, ampliándolos con algunos otros de materias tales como, por ejemplo, la informática, la organización y el derecho.

En este sentido, Cornella considera que: “es preciso iniciar un estudio de la información desde una perspectiva multidisciplinar, en la medida que la información, ya sea como «cosa» o como «proceso», forma parte del discurso habitual, procedimental o intelectual, de disciplinas muy distintas, como la informática, la lingüística, la psicología cognitiva, la organización de empresas, etc., disciplinas que tienen que hablar entre si«.

El desarrollo de la Administración electrónica ofrece una buena oportunidad para sacar el mundo del archivo del sótano virtual de las organizaciones, integrando la función archivística junto con las otras funciones que intervienen en el diseño y la gestión de los sistemas de información, en la perspectiva multidisciplinar que propone Cornella, y propiciando así la gestión inteligente de la información en la Administración pública.

Estamos ante una buena oportunidad, tanto para las organizaciones como para los profesionales del archivo. Todos tenemos mucho que aportar y mucho que aprender.

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