Inicio > Expertos, Factores de exito, Funcionariado > Curso sobre archivo electrónico

Curso sobre archivo electrónico


Hoy he asistido al curso sobre archivo electrónico que reseñaba el otro día. Intuía que el archivo electrónico era una pieza clave de la administración electrónica y en este curso he tenido ocasión de corroborarlo.

El curso ha sido organizado por el IVAP (Instituto Vasco de Administración Pública) e impartido por Jordi Serra, Responsable de gestió documental i arxiu del Departament d’Universitats, Recerca i Societat de la Informació de la Generalitat de Catalunya y Profesor de la Facultat de Biblioteconomia i Documentació de la Universitat de Barcelona.

El curso me ha parecido muy interesante, pero de una brevedad telegráfica. Ha sido una pena no haber tenido más tiempo para aprovechar mejor la caudalosa fuente de conocimientos que es Jordi Serra. Por cierto, en su página personal publica un buen número de artículos y trabajos relacionados con la gestión documental.

A continuación resumo mis conclusiones personales post-curso. No entro en aspectos técnicos de archivística, porque ni es mi materia, ni pretendo “fusilar” el curso. Me interesa, más bien, un enfoque del archivo electrónico desde la perspectiva de lo que puede aportar a la gestión de la información y a la Administración electrónica en general.

En primer lugar, en el curso se ha plasmado la importancia de considerar el archivo de forma integrada con la tramitación de los expedientes, de forma que la función archivística sea tenida en cuenta desde el propio diseño de los procedimientos administrativos, junto con los aspectos jurídicos, tecnológicos y organizativos, en general. Así, es necesario identificar un catálogo único de procedimientos, tanto para la tramitación como para el archivo. En la fase de diseño hay que identificar, también, los documentos necesarios en cada procedimiento y proceder a su normalización, ya que ello facilitará, no sólo la tramitación de los expedientes, sino también la organización del archivo.

Lo anterior es válido tanto para el archivo tradicional como para el electrónico, adquiriendo mayor relevancia, si cabe, en el caso de este último, ya que las posibilidades de integración del archivo electrónico con la tramitación telemática puede dotar de una gran potencia al archivo y mejorar su funcionamiento mediante la implementación de procesos automáticos, facilitando además la asignatura pendiente de garantizar el derecho de acceso a los documentos archivados, según lo previsto en la legislación vigente.

Si como dice Alfons Cornella: “debemos dejar de hablar de «sistemas de información en la organización» para hablar de «la organización como un sistema de información«, será necesario considerar el ciclo completo de este sistema de información, del cual el archivo no sólo forma una parte esencial, sino que, además, los conocimientos propios de la archivística y de la gestión documental tienen mucho que aportar a la mejora de la gestión global del sistema de información, es decir, a la mejora de la propia organización.

Paralelamente, el desarrollo de la tramitación telemática y la desmaterialización de los expedientes administrativos, pasando del formato papel al electrónico, exigen revisar el perfil de los puestos de trabajo que intervienen en la gestión administrativa y, en particular, de los archiveros. Creo que convendría actualizar el contenido de estos puestos y los conocimientos necesarios para su desempeño, ampliándolos con algunos otros de materias tales como, por ejemplo, la informática, la organización y el derecho.

En este sentido, Cornella considera que: “es preciso iniciar un estudio de la información desde una perspectiva multidisciplinar, en la medida que la información, ya sea como «cosa» o como «proceso», forma parte del discurso habitual, procedimental o intelectual, de disciplinas muy distintas, como la informática, la lingüística, la psicología cognitiva, la organización de empresas, etc., disciplinas que tienen que hablar entre si«.

El desarrollo de la Administración electrónica ofrece una buena oportunidad para sacar el mundo del archivo del sótano virtual de las organizaciones, integrando la función archivística junto con las otras funciones que intervienen en el diseño y la gestión de los sistemas de información, en la perspectiva multidisciplinar que propone Cornella, y propiciando así la gestión inteligente de la información en la Administración pública.

Estamos ante una buena oportunidad, tanto para las organizaciones como para los profesionales del archivo. Todos tenemos mucho que aportar y mucho que aprender.

Technorati tags >

  1. Andrea
    04/10/2007 a las 15:55

    Un poco tarde, pero te felicito por el interés que muestras por esta rama de la información y lo importante que esta resulta para acelerar procesos, tanto públicos como privados. De esta manera se puede llegar a un mejor aprovechamiento de recursos por parte de las entidades, personas naturales y jurídicas.

  2. 22/05/2006 a las 22:47

    Eres un crack, Iñaki. Nunca creí que fuera a conocer a una persona capaz de entusiasmarse con la archivística y ya conozco a dos. La otra es mi amiga Almudena. Con doce como tú, podríamos conquistar toda Sudamérica, como dijo alguien.

  1. No trackbacks yet.

Deja una respuesta

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Salir /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Salir /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Salir /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Salir /  Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: